Optimiser son processus de facturation : une démarche simple qui paie rapidement

La facturation est une portion essentielle de la gestion de trésorerie d’une entreprise. Comme la majorité des entrées d’argent en dépend, une facturation déficiente peut sérieusement compromettre la capacité d’une entreprise à s’acquitter de ses dépenses d’exploitation.

Cet article a été révisé en janvier 2019 afin de le remettre au goût du jour!

Il n’y a pas de méthode miracle pour régler tous les enjeux de facturation, puisqu’il y aura toujours de mauvais payeurs et des circonstances exceptionnelles entraînant des retards de paiement. Par contre, en adoptant certaines pratiques, vous pouvez optimiser vos processus, réduire votre délai moyen de paiement et même améliorer l’expérience de votre clientèle.

Cet article présente quelques trucs pour vous aider à garder le contrôle de votre facturation. Il s’adresse surtout aux entreprises en démarrage, mais peut contenir des conseils pertinents pour n’importe quel entrepreneur.

Adoptez une attitude professionnelle

Votre professionnalisme affecte la façon dont vos clients vous perçoivent et par le fait même, peut influencer leur respect des délais de paiement.

Cela peut sembler évident, mais si vous souhaitez être pris au sérieux par vos clients dès le début de votre relation d’affaires, vous devez démontrer une attitude professionnelle et vos habiletés de gestion. Le professionnalisme peut se manifester de plusieurs façons; à l’aide de communications régulières et courtoises avec vos clients, la qualité et pertinence des informations sur votre site Web, la présence et la précision de vos termes de paiement avant une première transaction, etc.

Automatisez vos processus

Si ce n’est pas déjà le cas, la première chose à faire pour améliorer votre facturation est de laisser tomber Excel et de vous doter d’un vrai logiciel de comptabilité spécialisé en facturation. Un bon logiciel peut vous permettre, par exemple, de créer vos commandes et vos soumissions et de les transformer directement en facture par la suite. Ce genre de fonctionnalité d’automatisation vous évite d’avoir à saisir plusieurs fois la même information, réduit le risque d’erreur et fait gagner beaucoup de temps.

Envoyez les factures rapidement

Il est nettement préférable de produire une facture dès la livraison du bien ou du service. Plusieurs gestionnaires ont l’habitude de faire leur facturation à un moment particulier, comme à la fin de la semaine ou du mois, mais cette pratique ajoute nécessairement des délais au paiement des factures. Pour vous faire payer plus rapidement, facturez immédiatement. Vous pouvez même facturer directement chez votre client avec une application mobile qui gère soumissions et factures.

Optez pour le numérique

Mettez de côté le papier et envoyez vos factures par courriel. L’envoi de facture et la réception de paiement (chèque) par la poste ralentissent votre processus de facturation. Avec l’aide d’une bonne solution de facturation électronique reliée à votre logiciel comptable, vous pouvez même fournir un lien dans la facture pour que votre client s’acquitte de sa dette sur-le-champ par des moyens électroniques.

Si vous n’offrez pas la possibilité à vos clients de payer à distance par carte de crédit ou par virement bancaire, vous passez à côté de tous les avantages des paiements électroniques : la simplicité, la rapidité, la sécurité, etc.

avantages des paiements électroniques : simplicité, rapidité, sécurité.

Établissez des termes de paiement clairs

Définissez un délai de paiement qui tient compte du fait que le payeur moyen règle ses factures en retard. Par exemple, si vos besoins en flux monétaire vous obligent à recevoir des paiements dans un délai maximal de 30 jours, demandez à ce que la facture soit réglée en 14 jours.

Pour inciter vos clients à payer rapidement, n’hésitez pas à appliquer un léger escompte aux factures payées avant l’échéance. Il peut aussi être nécessaire de facturer des frais de retard. D’ailleurs, un bon logiciel de comptabilité devrait vous aider à faire le calcul automatique des intérêts. Notez toutefois que si vous choisissez d’exiger des frais de retard, il est important d’en aviser clairement vos clients en l’inscrivant sur la facture.

Numérotez les factures

Avoir un système de numérotation des factures cohérent et séquentiel contribue à la saine gestion d’une entreprise. En plus de faciliter le contrôle interne, le fait d’avoir une numérotation claire peut vous aider à vous retrouver dans vos factures et à en faire un suivi rigoureux. Par exemple, il est beaucoup plus facile de demander à un client de payer la facture #05453 que de lui demander de payer « la facture du mois dernier ».

Petite astuce pour les entreprises en démarrage : vous n’avez pas à commencer votre numérotation à zéro. Vos premiers clients n’ont pas nécessairement à savoir qu’ils sont vos premiers clients!

Faites un suivi serré

Une fois la facture envoyée, vous aurez tout avantage à en faire un suivi serré pour maximiser vos chances d’être payé dans un délai raisonnable. Relancez vos clients lorsque la date d’échéance de leur facture approche, puis relancez-les à nouveau lorsqu’ils sont en retard. Si vous avez des clients plus récalcitrants qui s’obstinent à ne pas payer, n’hésitez pas à leur envoyer des rappels fréquents. Envoyer l’état de compte par courriel plutôt que par la poste permet également d’accélérer les choses.

Il est important de connaître vos clients et d’adapter votre stratégie d’approche selon leurs habitudes de paiement. Si vous avez un volume d’affaires important, il peut être difficile de faire un suivi précis de toutes vos factures et de toutes vos communications avec votre clientèle. L’utilisation judicieuse d’un bon logiciel de gestion de la relation client peut vous aider à gérer une partie du processus de suivi et vous permettre de maintenir un historique de vos communications.

De plus, il peut être judicieux de maintenir un tableau de bord pour surveiller les délais de recouvrement, l’âge des comptes total et par client, etc. Vous pouvez effectuer certains de ces calculs semi-manuellement avec l’aide d’un excellent outil développé par la BDC. Mieux encore, une bonne application d’intelligence d’affaires pourra vous donner, en temps réel, tous les indicateurs nécessaires pour évaluer la performance de votre processus de facturation.

À retenir

En tant qu’entrepreneur, la collecte de paiements qui vous sont dûs n’est pas la tâche la plus agréable, c’est certain. Mais, la façon avec laquelle vous approchez la situation peut avoir un impact important sur le résultat. Être ferme dans vos termes ne veut pas dire que vous êtes menaçant et être courtois ne veut pas dire que vous permettez n’importe quoi.

Le bon fonctionnement de votre entreprise dépend en grande partie de ces entrées d’argent, alors prenez le temps d’établir un processus de facturation efficace, avec des conditions qui vous conviennent.

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