Pourquoi et comment faire la conciliation bancaire?

La conciliation bancaire consiste à comparer vos relevés internes avec vos relevés fournis par votre institution bancaire. Il s’agit d’un mécanisme de vérification et de contrôle afin d’identifier des anomalies ou des transactions frauduleuses qui peuvent nuire à vos opérations financières quotidiennes et au bon fonctionnement de votre entreprise.

Avouons-le, les mots «conciliation bancaire» ne sont pas les plus inspirants. Ce n’est peut-être pas la tâche la plus plaisante, mais en conciliant vos comptes, vous protégez votre entreprise de toutes sortes de malheurs (fraude, erreurs, etc.), il est donc important de ne pas négliger cette étape.

Installez-vous confortablement, ensemble, nous allons explorer le monde de la conciliation bancaire; comment ça fonctionne, pourquoi c’est nécessaire et les différentes façons de faire.

La conciliation bancaire

Pour concilier vos comptes, vous devez comparer les transactions inscrites dans vos registres comptables (grand livre, états de comptes, grilles, etc.) avec le relevé de transactions fourni par votre institution financière. Chacune de vos transactions doit être vérifiée afin de s’assurer qu’elle correspond parfaitement à celle sur votre relevé bancaire et qu’il n’y a pas d’écart entre vos chiffres à investiguer.

Il est normal que le solde diffère entre le grand livre comptable et le relevé bancaire lors de votre vérification. Par exemple, si vous avez noté un paiement à un fournisseur et que celui-ci n’a pas encore encaissé votre chèque, vous remarquerez alors une différence justifiée entre vos deux relevés.

Une discordance entre vos deux documents peut également se produire lorsque vous attendez un virement électronique avant la fin du mois et que celui-ci arrive au début du mois suivant. Ces divergences sont normales, tant et aussi longtemps que vous pouvez facilement identifier leur cause.

Comment faire une conciliation bancaire?

Vous pouvez procéder de deux façons. Il est possible de faire la conciliation bancaire manuellement sur papier, en comparant une à une les transactions venant des deux sources.

Il est par contre plus rapide et plus facile de le faire à l’aide de votre logiciel de comptabilité en important vos relevés bancaires pour les comparer avec les données de votre logiciel, où se trouve un rapport de toutes vos activités bancaires pour une période choisie (une semaine, un mois, etc.).

Documenter les résultats de vos conciliations peut également vous être utile. Vous pouvez noter vos constatations et tout ce que vous souhaitez surveiller au courant des prochaines conciliations. Cela vous permet également d’assurer une procédure conforme et constante dans le cas d’un changement de personnel au sein de votre entreprise.

Pourquoi il est important de concilier

Une conciliation bancaire régulière et adéquate vous permet, entre autres, de vérifier que le solde de votre compte est le bon et repérer des erreurs avant qu’elles deviennent trop importantes.

Il est essentiel pour vous de vérifier la concordance entre vos relevés bancaires et votre grand livre, régulièrement, et ce, dans le but de :

  • Trouver et corriger des erreurs
  • Prouver l’exactitude du solde de votre compte d’entreprise
  • Surveiller la santé de vos affaires
  • Suivre votre rentabilité, rester à jour dans l’état des comptes
  • Surveiller les activités inhabituelles et la fraude

Quand faire sa conciliation bancaire?

La fréquence recommandée de conciliation varie selon votre volume de transactions. Pour une entreprise avec un grand volume de transactions, la conciliation bancaire devrait idéalement se faire chaque semaine afin d’assurer un suivi adéquat de ses entrées et sorties d’argent. Certaines entreprises le font même chaque jour!

Quand?

Pour un plus petit volume de transactions, il est convenable de procéder à la conciliation une fois par mois, si la fréquence hebdomadaire n’est pas réaliste pour vous. Il faut simplement considérer le fait que le plus longtemps vous attendez entre chaque conciliation, le plus long et fastidieux ce sera, puisque vous aurez beaucoup plus de transactions à vérifier.

En cas de doute, n'hésitez pas à en parler à votre comptable. Il pourra vous conseiller sur la meilleure fréquence pour vous et sera surement ravis de savoir que vous vous préoccuper de l’exactitude de vos chiffres.

Choisissez les bons outils pour vous accompagner!

La conciliation bancaire n’est qu’une des multiples opérations de gestion et de comptabilité qu’il faut prendre en charge dans une entreprise. Pour vous simplifier la tâche tout en étant efficace, dotez-vous d’une solution de gestion qui s’adapte à vos besoins et qui vous permet de vous concentrer sur vos objectifs!

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