Inventaire Trucs de gestion

Pourquoi et comment mettre en place un système de gestion d’inventaire

L’inventaire est un des plus grands atouts de toute entreprise dont les affaires gravitent autour de la vente de marchandises, comme les entreprises de distribution par exemple. Le succès de ces types d'entreprises dépend de la gestion d’inventaire, c’est pourquoi celle-ci doit être bien réfléchie et bien exécutée.

Si vous pensez que l’objectif d’une bonne gestion d’inventaire est de retrouver ses produits plus facilement, détrompez-vous. Un système de gestion d’inventaire ne vous sert pas seulement à bien placer votre marchandise, il s’agit principalement de maximiser votre productivité pour ensuite économiser beaucoup de temps et surtout, d’argent. Découvrez pourquoi et comment en continuant votre lecture!

La gestion d'inventaire, c'est du sérieux

Ne pas mettre en place des processus de gestion d’inventaire pourrait avoir des conséquences considérables sur vos entrées et sorties d’argent et sur le bon fonctionnement de votre entreprise en général. En ne surveillant pas rigoureusement vos stocks, vous pourriez commettre ces deux erreurs :

  1. Surstockage : Si vous « surstockez », vous dépensez une grande quantité d’argent inutilement et vous risquez de perdre certaines marchandises périssables ou qui deviennent obsolètes une fois la saison passée.
  2. Sous-stockage : Le sous-stockage de marchandises peut causer des pertes de ventes et même de clients fidèles, qui à leur tour causeront des pertes de revenus.

Ce que vous pourriez gagner

Une gestion d’inventaire efficace vous permet de limiter vos coûts d’entreposage, d’optimiser la gestion de vos liquidités et aussi de prévenir la fraude (comment pouvez-vous identifier des vols si vous n’êtes pas au courant de vos quantités?).

Votre habilité à gérer votre inventaire efficacement affecte également la qualité de votre service à la clientèle ainsi que votre capacité à fidéliser vos clients. En vous assurant de toujours avoir en main les bonnes quantités de stock, vous pouvez répondre à la demande et éviter de frustrer vos clients, mais vous ne payez pas de frais d’entreposage supplémentaires et ne risquez pas de perdre et gaspiller de la marchandise.

De quelles façons pouvez-vous gérer votre inventaire?

Il existe plus d’une façon d’approcher la gestion de l’inventaire :

  • Pour une très petite entreprise avec peu de marchandises à gérer, la gestion d'inventaire avec un document Excel peut fonctionner pour un certain temps. Il s’agit par contre d’une façon de faire qui demande beaucoup de temps et qui comporte un risque important d’erreurs. Des erreurs faites dans Excel sont difficiles à retracer et peuvent affecter vos prises de décisions et vos résultats. Ce ne sont pas des problèmes avec lesquels des entreprises en croissance veulent normalement s’encombrer...
  • Quand vient le temps de choisir un logiciel pour la gestion de votre inventaire, le plus automatisé votre système est, le mieux c’est. C'est pourquoi un logiciel de gestion d'inventaire spécialisé est le choix recommandé. La gestion avec un logiciel spécialisé vous permet d’automatiser plusieurs de vos processus et ainsi limiter l’entrée de données manuelle qui peut mener à des erreurs.

Comptabilisation de votre inventaire

Si vous choisissez d’utiliser un logiciel spécialisé, vous devez considérer la méthode de comptabilisation d’inventaire qui convient le mieux à vos besoins : inventaire périodique ou inventaire permanent. Cette décision affectera ensuite votre choix de logiciel.

Inventaire périodique

Mise à jour des stocks

La mise à jour de l’inventaire se fait de façon périodique, généralement à la fin d’une période ou d’un exercice.

Bénéfices

Les logiciels permettant la comptabilisation d’inventaire périodique sont une option plus abordable pour les entreprises en croissance. Il s’agit également d’une méthode simple et plus flexible qui permet de faire des ajustements jusqu’à la fin de la période ou de l’exercice.

Contraintes

Les quantités en inventaire ne sont pas mises à jour en temps réel, il faut attendre la fin de la période ou de l’exercice pour connaître les quantités exactes.

De plus, avec l’inventaire périodique le coût des marchandises vendues n’est connu qu’à la fin de la période.

Inventaire permanent

Mise à jour des stocks

La mise à jour de l’inventaire se fait au fur et à mesure des entrées et sorties des stocks (temps réel).

Bénéfices

Cette méthode permet de connaître les quantités exactes des marchandises en inventaire, à tout moment, et simplifie donc les analyses et la prise de décisions.

De plus, l’état des résultats avec l’inventaire permanent présente le coût des marchandises vendues dès le moment de la vente. Les résultats sont donc à jour à tout moment, contrairement à l’inventaire périodique.

Contraintes

Les transactions doivent absolument être traitées en suivant le mouvement de la marchandise (réception et sortie) afin de toujours avoir en main les coûts réels.

Cette méthode de gestion est également moins flexible et ne permet pas de faire des ajustements aussi facilement qu’avec l’inventaire périodique.

Un effort qui en vaut la peine

Oui, mettre en place son système de gestion d’inventaire pour la première fois ou remplacer votre fichier Excel par un vrai logiciel vous demandera des efforts. Mais de bonnes pratiques de gestion d'inventaire sont vitales pour assurer la pérennité de votre entreprise et pour avoir une bonne vue d’ensemble de sa situation financière. C’est avec cette vue d’ensemble que vous prendrez de meilleures décisions et favoriserez votre croissance.

À propos d’Acomba

À titre de développeurs de logiciels de comptabilité et de gestion, nous aidons chaque jour plus de 40 000 PME canadiennes à gérer les aspects essentiels de leurs opérations.

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