Comptabilité Trucs de gestion

5 raisons d’accepter les paiements en ligne dans votre entreprise

Cet article a été écrit en collaboration avec Roucet.

Une facturation efficace, c’est une facturation qui ne prend pas trop de votre temps et qui incite votre client à vous payer rapidement. Pour atteindre un équilibre, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la prise de paiements en ligne.

La prise de paiements en ligne, c’est l’option qu’a choisie Roucet, une entreprise d’importation privée de vin. Après avoir utilisé la même méthode de prise de paiements manuelle pendant plusieurs années, les gens de Roucet ont réalisé la nécessité d’optimiser le processus afin de traiter un volume de plus en plus important de commandes. C’est ainsi qu’ils ont découvert ACCEO Transphere, une plateforme de paiement électronique intégrée à leur logiciel de comptabilité qui a facilité, accéléré et largement automatisé leur processus de facturation.

Vous pensiez vous aussi faire la transition vers une nouvelle méthode de prise de paiement pour passer moins de temps à facturer et réussir à vous faire payer plus rapidement? Nous avons discuté avec Karine Dubé du département de comptabilité chez Roucet, pour découvrir les 5 principales raisons qui les ont convaincus d’adopter la prise de paiements en ligne!

01 Pour économiser du temps

Prendre les numéros de carte de crédit de chacun de vos clients par téléphone et effectuer les paiements un à un manuellement sur un terminal, ça vous dit quelque chose?

Chez Roucet, en raison de leur important volume de vente, cette procédure manuelle pouvait prendre jusqu’à 1h15 par jour, et cela n’inclut pas le temps qui était pris par la suite pour envoyer un courriel de confirmation à chaque client.

Aujourd’hui, les consommateurs veulent avoir l’option de payer par carte de crédit ou virement bancaire, car c’est beaucoup plus simple et avantageux pour eux, mais la collecte de numéro de carte par téléphone n’est plus adéquate pour plusieurs entreprises. « Souvent le numéro de carte de crédit se trouve déjà dans le dossier du client, mais les cartes changent souvent et il faut donc rappeler plusieurs clients chaque semaine », affirme Karine.

Et lorsqu’on parle de consommateur, on pourrait à tort croire que ça ne concerne que les entreprises grand public (B2C). Par contre, même dans le domaine des affaires interentreprises (B2B), les attentes sont de plus en plus élevées en matière de convivialité.

Chez Roucet, le résultat a été clair, très rapidement. L’adoption d’une plateforme de paiement en ligne a permis d’économiser chaque jour beaucoup de temps associé au traitement des paiements de factures, du dépôt et de la conciliation des chèques. C’est une chose de moins à faire!

Également, moins de chèques signifie moins de casse-tête et moins de temps passé à trier et essayer d’associer le bon chèque à la bonne facture. « Il arrive que des clients envoient un seul chèque pour deux ou trois commandes différentes et ça devient mêlant » explique Karine. Avec la plateforme de paiement électronique, un paiement est déjà associé à la bonne facture puisque le client la sélectionne sur la plateforme, il n’y a donc jamais de confusion.

02 Pour éviter des erreurs

Nul besoin de s’éterniser sur ce sujet, puisque ça semble être l’évidence même : qui dit traitement manuel, dit risque d’erreur.

La prise du numéro de carte de crédit par téléphone comporte un risque d’erreur considérable et peut ralentir le processus en entier si quelques numéros n’ont pas été notés correctement. Ne pas entrer le bon montant pour le bon client en effectuant les transactions manuellement est également un risque présent. Lorsque ces erreurs se produisent, elles ne sont pas toujours identifiées rapidement.

La gestion des paiements en ligne avec ACCEO Transphere, que ce soit par carte de crédit ou par virement bancaire, ne requiert aucune intervention ou manipulation des informations bancaires de vos clients. Le processus est simple et les erreurs sont alors beaucoup moins fréquentes et beaucoup moins graves.

03 Pour la sécurité des données

Lorsque vient le temps d’établir une procédure pour le traitement des factures, il est également important de considérer les enjeux de sécurité.

Par exemple, prendre des numéros de carte de crédit sur des bouts de papier ou les inscrire dans un document Excel n’est pas une méthode efficace de protéger les informations personnelles de vos clients. Pensez-y bien : lorsqu’un bris de sécurité survient dans une entreprise et que l’histoire fait les manchettes, il n’est pas rare qu’on entende que le bris a été causé par un employé mal intentionné ayant profité des failles de sécurité interne. Contrôlez-vous parfaitement l’accès aux informations de paiement de vos clients?

Afin d’éviter un fâcheux incident, une plateforme de paiement sécurisée et réputée est la meilleure option pour vous et vos clients, car ces derniers peuvent y inscrire leurs informations personnelles en toute confiance et en toute sécurité. La sécurité des ces informations devient alors la responsabilité du fournisseur de la plateforme de paiement.

04 Pour une meilleure gestion des liquidités

C’est évident, vous facturez parce que vous voulez vous faire payer. Plus vite vous vous faites payer, plus vite vous pouvez faire travailler cet argent pour faire grandir votre entreprise.

Opter pour une plateforme de paiement en ligne vous aide à accélérer le processus de facturation ainsi que les entrées d’argent. Les clients sont avertis par courriel dès qu’une facture est prête, ce qui réduit le délai entre l’émission, la réception et le paiement de la facture.

Chez Roucet, l’expérience avec ACCEO Transphere a permis de réduire énormément les délais de paiement. L’argent est encaissé plus rapidement, tout simplement. « De cette façon, nos vendeurs reçoivent leurs commissions beaucoup plus rapidement », explique Karine. La plateforme est avantageuse pour l’entreprise en entier, pas seulement pour les gens aux comptes recevables!

05 Pour optimiser l’expérience client

L’option de pouvoir payer ses factures directement en ligne peut contribuer à améliorer l’expérience client. Qui a envie d’écrire des chèques?

À cet égard, l’expérience de Roucet est particulièrement évocatrice.

« Nos clients fréquents ont adopté la plateforme rapidement, ils sont très satisfaits de cette nouvelle façon de fonctionner », nous explique Karine. La plateforme en ligne est particulièrement avantageuse pour leurs clients avec plusieurs commandes régulières, comme les restaurants. Ces derniers peuvent consulter leurs différentes factures en ligne sans avoir à constamment vous appeler pour que vous leur retourniez une facture perdue.

Une solution évidente

Quel que soit votre secteur d’activité, si vous devez régulièrement envoyer des factures à vos clients, vous trouverez qu’une plateforme de paiement en ligne profite à votre entreprise de plusieurs façons.

En plus de réduire le délai de réception de facture et de permettre à vos clients de vous payer rapidement et facilement, une plateforme comme ACCEO Transphere, qui est directement liée à votre logiciel comptable, permet aussi d’automatiser les écritures comptables correspondantes à chaque encaissement dans votre logiciel.

Vous êtes prêts à faire le saut vers les paiements en ligne ou souhaitez simplement en savoir davantage? N’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts pour obtenir plus d’informations sur la plateforme et nos autres outils de gestion spécialisés!

Découvrir ACCEO Transphere

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Avec la participation de

Karine Dubé
Comptabilité
www.roucet.com