Technologie Trucs de gestion

6 signes qu’il
est temps de
remplacer
votre logiciel
de gestion

Votre logiciel de gestion est au centre de vos opérations. Utiliser un logiciel qui ne convient plus aux besoins de votre entreprise peut donc vous causer toutes sortes de problèmes. Par contre, changer de logiciel de gestion est une décision difficile à prendre, puisque cela implique :

  • D’investir dans un nouveau logiciel;
  • D’apprendre à utiliser un nouvel outil;
  • De sortir de votre zone de confort.

Toutefois, si le succès de votre entreprise est ralenti parce que vos outils de gestion n’arrivent plus à propulser vos affaires, il est temps de trouver un nouveau logiciel.

Voici donc 6 signes que votre entreprise est devenue trop grande pour votre logiciel de gestion.

01Votre logiciel est devenu très lent

Les logiciels de gestion conçus pour les petites entreprises ne sont pas optimisés pour gérer la grande quantité de données produite par une entreprise en forte croissance.

Un logiciel d’entrée de gamme finira par s’enliser à force que l’entreprise :

  • Accumule des données historiques;
  • Génère un grand volume de transactions;
  • Multiplie les comptes clients et fournisseurs;
  • Augmente le nombre d’utilisateurs simultanés.

Si votre système prend de plus en plus de temps à accomplir des opérations, c’est un indice qu’il n’a plus la capacité de remorquage pour tirer efficacement vos affaires.

02Vous devez passer par 1001 détours pour réaliser des opérations courantes

L’intérêt des logiciels d’entrée de gamme : ils sont simples, uniformes, faciles à prendre en main et conviennent à satisfaire aux exigences des petites entreprises et des entreprises en démarrage.

Toutefois, ces avantages se transforment lentement en inconvénients à mesure que l’entreprise croît et développe des processus plus complexes. Progressivement, la simplicité du petit logiciel se transforme en limites et ces limites peuvent vous obliger à prendre de longs détours pour réaliser vos tâches courantes.

Le rythme de votre travail est freiné parce que votre logiciel est inflexible? Songez à passer à une solution conçue pour être personnalisée et pour s’adapter à votre réalité opérationnelle et vos besoins spécifiques.

03L’entrée de données manuelle vous force à faire des heures supplémentaires

Pour arriver à tout faire avec un logiciel de gestion d’entrée de gamme, il faut bien souvent avoir recours à l’entrée de données manuelle. Copier-coller des données dans Excel pour produire certains rapports, faire le suivi d’inventaire manuellement, ça vous dit quelque chose?

L’entrée de données manuelle est un processus inefficace qui oblige à saisir plusieurs fois la même information et qui comporte d’importants risques d’erreur. Lorsqu’on a peu de données à manipuler, on peut atténuer les problèmes en adoptant de bonnes méthodes de travail. Par contre, plus les données se multiplient et se complexifient, plus il devient problématique de les traiter manuellement.

Si vos manipulations de données entraînent des pertes de temps et des erreurs, vous auriez grandement avantage à vous doter d’un outil capable d’automatiser une partie du processus.

04Votre logiciel frustre vos employés

En règle générale, les employés ne se gênent pas pour émettre des critiques par rapport à leurs outils de travail. Évidemment, il faut en prendre et en laisser. Toutefois, si les critiques sont fréquentes, cela vaut la peine de tendre l’oreille, surtout si vos employés sont appelés à utiliser le logiciel plus régulièrement et plus fréquemment que vous.

Vos employés veulent vous donner le meilleur d’eux-mêmes. Si votre logiciel de gestion les frustre et les empêche de vous donner 100 % de productivité, c’est un signe que l’outil n’est plus suffisant par rapport au travail à accomplir.

05L’information est difficile à trouver et les rapports compliqués à produire

Les données sont le fondement même d’un bon processus de prise de décision et votre entreprise produit nécessairement des tonnes de données. Toutefois, êtes-vous en mesure de les exploiter pleinement?

Les logiciels de gestion d’entrée de gamme ont toujours quelques options pour produire des rapports de routine. Ces rapports permettent de sonder les données d’affaires pour répondre à des questions simples, mais sont généralement très peu flexibles. Lorsque l’entreprise grandit et fait face à des enjeux plus complexes, leurs limites deviennent plus évidentes.

Si les rapports produits par votre logiciel de gestion actuel ne vous aident plus à éclairer vos décisions d’affaires, vous vous privez d’un (très) gros atout. Ce qu’un logiciel plus avancé fera généralement de plus, c’est vous permettre d’automatiser et de personnaliser entièrement vos rapports. Il vous donnera la possibilité d’avoir en main les informations les plus importantes pour vous, et ce, en tout temps. Les données utiles existent; suffit de trouver un logiciel capable de les révéler.

06Les limites de votre logiciel de gestion vous privent de certains revenus

La technologie est là pour vous faciliter la vie et non l’inverse; vos outils de travail ne devraient pas vous freiner. Il faut tirer la sonnette d’alarme si vous :

  • Prenez une décision à l’aveuglette parce que vous avez de la difficulté à faire parler vos données;
  • Refusez un contrat, car vos outils ne vous permettent pas d’évaluer assez clairement la rentabilité du projet;
  • Vous empêchez de vendre un produit profitable parce qu’il présente des enjeux logistiques que votre système de gestion ne peut pas prendre en charge (ex. suivre les numéros de série de chaque unité).

Quand changer?

Il n’est pas évident de déterminer à partir de quand un changement de logiciel entraînerait des gains d’efficacité qui justifient l’investissement. Chose certaine, l’utilisation du mauvais logiciel de gestion peut causer beaucoup de tort à votre entreprise à long terme.

Chez ACCEO, nous avons l'avantage de déployer des solutions pour des entreprises de toute taille. Grâce à notre vaste gamme de produits, nous sommes en mesure d'accompagner une grande variété de clients et pouvons les suivre tout au long de l'évolution de leur entreprise.

Pour discuter de vos besoins de gestion, de votre logiciel actuel et des nombreuses possibilités qui s’offrent à vous, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe.

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