Comment profiter
au maximum
de votre logiciel
comptable?

Avec l’arrivée de technologies abordables et conviviales, la tenue de livres a été largement automatisée. La facilité d’accès aux logiciels comptables a fait en sorte que très peu d’entreprises utilisent encore le mode manuel ou les traditionnelles feuilles Excel.

Cet article a été révisé en mai 2019 afin de le remettre au goût du jour!

Bien que les professionnels de la comptabilité aient largement admis le report automatique des écritures dans leur pratique, ils hésitent encore trop souvent à se défaire de plusieurs traitements manuels. Par habitude ou par méconnaissance de leur logiciel, plusieurs se compliquent inutilement la vie en prenant des détours que leurs outils de travail pourraient leur permettre d’éviter!

Saviez-vous que votre logiciel comptable vous permet de...

01Traiter automatiquement la conciliation bancaire

Cocher manuellement ses transactions une à une est une opération non seulement longue, mais assurément risquée en terme d’erreurs. La majorité du temps perdu à concilier ses comptes est souvent attribuable à une erreur humaine de traitement. Or, la majorité des logiciels offrent la possibilité d’importer un relevé bancaire (fichier .OFX).

Une conciliation bancaire qui prend plusieurs heures à faire manuellement peut se régler automatiquement en quelques minutes à peine!

02Passer par le Web pour transmettre des données au gouvernement

Le calcul des retenues à la source et des taxes gouvernementales est un élément sensible pour les comptables. Il est important qu’il soit juste et sans erreur. Le meilleur moyen d’y arriver est d’éviter la calculatrice et plutôt d’utiliser les outils informatiques.

La majorité des logiciels comptables offrent un rapport de déclaration préconfiguré, des écritures comptables automatisées et même une transmission électronique des montants à Clic Revenu.

03Facturer et faire payer vos clients par voie électronique

La facturation papier et l’envoi d’états de compte par la poste, c’est un peu archaïque. Non seulement est-ce coûteux, mais c’est aussi une perte de temps incroyable! Les logiciels comme Acomba ont maintenant des systèmes de facturation Web intégrés qui permettent de réduire le délai entre l’émission, l’envoi et le paiement d’une facture.

Avec ces systèmes, les factures sont envoyées sur une plateforme Web accessible aux clients en tout temps. En plus de pouvoir consulter leurs factures en ligne, les clients ont accès au solde de leur compte et peuvent payer par virement bancaire et par carte de crédit. Évidemment, le paiement se concilie automatiquement en fonction des factures payées dans le système comptable.

04Payer vos fournisseurs par voie électronique

Certaines entreprises continuent de préparer, chaque mois, une série de chèques pour le paiement des fournisseurs. Ce principe demeure ancré, entre autres, pour les entrepreneurs qui désirent conserver la traditionnelle signature de chèque pour garder le contrôle sur les sorties d’argent. Les outils technologiques offrent maintenant de bien meilleures façons d’atteindre cet objectif.

Avec une plateforme comme ACCEO Transphere, l’envoi d’instructions de virements bancaires directement à partir du logiciel comptable offre jusqu’à 2 niveaux d’approbation de paiement. Le propriétaire a ainsi pleinement le loisir de refuser une sortie de fonds avant qu’elle soit effective. Une fois refusée, la destruction du paiement est affichée dans le système comptable afin de remettre les factures à payer. Adieu chèques tiroirs!

05Laisser tomber les talons de paie papier

De grâce, n’imprimez plus les talons de paie de vos employés! De toutes façons, vos employés veulent pouvoir consulter leurs données salariales et leurs relevés d’impôt sur leur téléphone et les avoir sous la main quand ils en ont besoin.

Les services comme MaPaie.net envoient les talons de paie par courriel de façon massive en quelques minutes seulement. La plateforme vous offre même un portail en ligne où vous pouvez diffuser à vos employés diverses nouvelles d’intérêt.

06 Optimiser vos processus avec des solutions connectées

Votre logiciel à lui seul peut en faire beaucoup, mais en le combinant à différentes solutions connectées qui se parlent entre elles et réduisent grandement la répétition de tâches similaires, vous maximisez réellement son potentiel.

Que ce soit pour gérer vos relations clients, votre pipeline de vente, des appels de services, des feuilles de temps ou vendre en ligne, il existe une solution qui saura répondre à vos besoins spécifiques pour vous permettre d’optimiser vos processus de gestion et propulser la performance de votre entreprise.

Les outils sont là, profitez-en!

Maintenant que la majorité des entreprises ont incorporé les technologies de gestion dans leur quotidien, il est temps d’aller plus loin. Dans un monde où la compétitivité est grandissante, les entrepreneurs n’ont plus le temps d’attendre la fin du mois pour obtenir leurs résultats. Ils ont besoin d’instantanéité et de productivité.

Les exemples donnés dans cet article ne sont que la pointe de l’iceberg; les logiciels d’aujourd’hui offrent d’innombrables possibilités afin d’optimiser le travail des teneurs de livres et faciliter la vie des entrepreneurs. Les outils sont là, il ne tient qu’à vous d’en tirer les bénéfices!

À propos d’Acomba

À titre de développeurs de logiciels de gestion, nous aidons chaque jour plus de 40 000 PME canadiennes à gérer les aspects essentiels de leurs opérations.

Que vous soyez en démarrage ou en pleine croissance, nous avons des solutions adaptées à votre réalité qui vous aideront à tirer le maximum de votre projet entrepreneurial.

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