Technologie Trucs de gestion

Au-delà du logiciel comptable : comment bénéficier des solutions connectées  

Ce n’est plus à démontrer aujourd’hui, l’utilisation judicieuse de vos données peut avoir un impact gigantesque sur la gestion de votre entreprise et, par ricochet, sur vos résultats. Toutefois, pour arriver à maximiser cet effet, le choix des bons outils est absolument crucial.

Votre logiciel comptable génère et archive une quantité phénoménale d’information et grâce à ces données qui transitent par votre logiciel, ce dernier est capable de vous rendre des services qui vont nettement au-delà de la comptabilité. C’est là qu’interviennent ce que nous appelons les “solutions connectées”.

Voir au-delà de la comptabilité pour devenir plus performant

Avez-vous déjà entendu parler de logiciel de gestion de la relation client? Des bénéfices de la vente en ligne au Québec? Des avantages d’une application mobile pour la facturation sur la route? Ce sont des exemples de solutions connectées, c’est-à-dire des logiciels qui se branchent directement sur votre logiciel comptable (et sur ses précieuses données).

Le principal bénéfice des solutions connectées : en passant par votre logiciel comptable, tous vos outils technologiques se parlent entre eux. En plaçant votre logiciel comptable au centre de votre écosystème technologique, l’exécution de toutes vos tâches quotidiennes devient soudainement beaucoup plus fluide.

Concrètement, la centralisation de vos données réduit grandement l’entrée de données manuelle et la répétition de tâches similaires; plus besoin de faire la même modification dans 3 ou 4 logiciels différents, ces changements se font automatiquement. Une solution connectée vous permet d’éviter la double saisie de vos données et vous permet du même coup d’économiser beaucoup de temps, sans parler de la diminution importante du risque d’erreur.

De quelles façons pouvez-vous maximiser votre performance?

En tant qu’entrepreneur, vous devez sûrement être familier avec cette réalité : des idées plein la tête, manque de temps, moyens limités, besoin de plus de ressources, etc. Il est pourtant possible de contourner ces obstacles et devenir plus performant en améliorant différents aspects de la gestion de votre entreprise (et en choisissant les bonnes solutions connectées pour y arriver). Voici quelques exemples.

Structurer votre département des ventes et du marketing

Suivis déficients des clients potentiels, activités de ventes non répertoriées, clients mal qualifiés, ça vous dit quelque chose? Ces problèmes sont souvent la cause d’opportunités de vente perdues et c’est pour cela qu’il est primordial de vous doter d’une solution qui vous permettra de structurer votre département des ventes et du marketing.

Un CRM connecté à votre logiciel de gestion comptable vous permettra de faciliter les suivis avec vos clients afin de leur offrir la meilleure expérience possible, en plus de synchroniser automatiquement des renseignements utiles pour améliorer vos relations avec votre clientèle et faciliter votre processus de vente : contacts, clients, infos sur les ventes, etc.

Avec un CRM qui se branche sur les données clients qui sont déjà dans votre logiciel comptable, vous n’aurez aucune donnée à entrer à la main, vous pourrez donc vous lancer rapidement et facilement.

Simplifier la gestion du personnel

Si la collecte et le traitement manuel des feuilles de temps vous donnent des maux de tête, il est peut-être temps de reconsidérer votre façon de faire. Les horodateurs mobiles sont la solution idéale pour les gestionnaires qui ne veulent plus perdre de temps à ramasser et déchiffrer les feuilles de temps de leurs employés. Avec une solution mobile, chaque employé poinçonne ses entrées et ses sorties et vous pouvez par la suite importer les feuilles de temps en lot, directement dans votre logiciel comptable.

Le partage d’informations importantes est un autre aspect de la gestion du personnel qu’il ne faut pas négliger. Lorsque votre entreprise est en croissance et que votre nombre d’employés augmente, il peut devenir difficile de rester à jour dans les dossiers de chacun et de vous assurer qu’ils reçoivent tous les informations et documents nécessaires (dont leurs talons de paie).

La distribution de papiers qui se perdent facilement, c’est terminé! Optez plutôt pour une plateforme sécurisée et connectée à votre logiciel de gestion sur laquelle vos employés peuvent consulter leur dossier n’importe quand et n’importe où.

Optimiser la gestion de vos liquidités

Votre processus de facturation a un effet direct sur les liquidités de votre entreprise. Plus vous facturez rapidement, plus rapidement vous recevez votre paiement. C’est pourquoi plusieurs entreprises adoptent maintenant des outils mobiles pour la facturation, afin de pouvoir produire rapidement une facture directement chez le client et ainsi accélérer leur cycle de facturation et le délai avant lequel ils reçoivent leur argent.

En choisissant un outil mobile connecté à votre logiciel comptable, les factures créées à distance sont automatiquement transférées à votre logiciel, vous évitant donc d’avoir à saisir vos données deux fois.

Une autre façon d’accélérer votre cycle de facturation (et ainsi améliorer la gestion de vos liquidités) est d’opter pour une plateforme de paiements en ligne, complètement intégrée à votre logiciel comptable. Les paiements électroniques sont plus simples pour tout le monde : vous, vos clients et vos fournisseurs. Ils vous permettent d’accélérer le processus de facturation, d'éliminer les pertes de temps et les dépenses liées à la gestion des chèques et d’éviter les pénalités de retard, souvent liées à des délais de poste. Ne passez pas à côté des nombreux avantages des paiements en ligne!

Vendre en ligne de façon réfléchie

Vendre en ligne ne se fait pas du jour au lendemain et ne doit pas être fait n’importe comment. Un exercice complet de planification est essentiel et il est important de choisir la bonne plateforme de commerce électronique pour votre entreprise.

Nous vous recommandons de choisir un site transactionnel connecté à votre logiciel comptable. Cela implique que vos transactions en ligne généreront des inscriptions comptables automatiquement dans votre logiciel (pas besoin de les entrer à la main). Vous économiserez donc beaucoup de temps et éviterez des erreurs liées à la double saisie de vos données. De plus, les fiches produits de votre site se rempliront avec les descriptions de produits que vous aurez déjà dans votre inventaire et votre inventaire se synchronisera automatiquement à la suite de chaque vente.

Bref, nous pourrions poursuivre cette discussion encore longtemps. Ce ne sont pas les exemples de solutions connectées qui manquent; nous aurions pu parler de logiciels d’intelligence d’affaires (BI), de points de vente, d’horodateurs, de gestion de projets, etc.

Que retenir à propos des solutions connectées?

L’important à retenir, c’est que pour réellement tirer profit des technologies à votre disposition et maximiser la performance de votre entreprise, vous avez tout avantage à favoriser l’utilisation de solutions connectées. Votre logiciel comptable contient des tonnes de données de très grande valeur, ne les laissez pas dormir au fond d’une base de données, faites-les travailler pour vous!

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